Современные системы электронного документооборота

Любая компания, которая хочет быть успешной, должна работать эффективно. Очень важно вовремя завершить проекты и уложиться в сроки встреч с клиентами, обеспечить качественный кадровый учет и выполнение оперативных задач, соблюсти правила документооборота и ведения дел компании для максимального результата. Незавершенные дела или задержки недопустимы, и правильный документооборот для любой компании очень важен, а в некоторых случаях — основной инструмент достижения успеха.

«Размножение» бумажной документации порождает множество проблем. Самая большая из них — это безвозвратно потерянное время на деятельность, связанную с поиском документов. Согласно последним исследованиям, поиск одного документа может занимать у сотрудника в среднем от 9 до 12 минут, передача документов из рук в руки очень часто приводит к их утере или уничтожению. Хранение документов — еще одна статья расходов. Кроме того, административный сотрудник ежедневно тратит почти 40 % своего рабочего времени на работу с не относящимися к делу документами.

Электронный документооборот

Электронный документооборот — это новый инструмент, облегчающий управление всеми документами и электронной почтой и повышающий эффективность работы на предприятии. Это ИТ-система, которая позволяет регистрировать документы, архивировать, каталогизировать, систематизировать или создавать электронные документы в соответствии с требованиями компании и пересылать их сотрудникам. Таким образом компания экономит деньги и время, а сотрудникам становится легче выполнять поставленные задачи.

Электронный документооборот — преимущества использования

Эта система может использоваться как в крупных компаниях, так и в небольших офисах. Узнать более подробно о предлагаемом IT-решении можно на сайте consent.comply.ru. Там же можно узнать о главных преимуществах современных систем электронного документооборота:

• более эффективный рабочий процесс — это легкий доступ к документам компании, которые доходят до всех в назначенное время;
• более быстрый доступ к информации;
• контроль доступа к информации — возможность установить, кто имеет доступ к какому контенту и когда;
• эффективное использование информации — оборот документов занимает меньше времени, а их организация способствует более быстрому поиску;
• предпросмотр документации, при необходимости можно вернуться к делам и проверить, на каком они этапе;
• устранение риска потери документов;
• экономия времени и денег, устранение ошибок, допущенных в традиционной бумажной системе;
• снижение расходов компании на администрирование, так как задействовано меньше людей и меньший спрос на канцелярские и полиграфические материалы;
• облегчение ведения личных дел сотрудников, внедрения их в задачи, чтобы они могли быстрее приступить к выполнению своих обязанностей, благодаря интуитивно понятному управлению системой.

Современный кадровый и корпоративный документооборот позволяет эффективно изменить систему управления предприятием, в значительной степени ускорить значительное количество процессов, обеспечить более высокий уровень безопасности. Каждый документ будет отсканирован и введен в систему, сервис самостоятельно генерирует валидную УНЭП всем работникам компании, а также поддерживает УКЭП, когда это необходимо, поддерживает документы компании и предоставляет готовые шаблоны. Каждый сотрудник с полномочиями на выполнение определенной задачи или проекта имеет доступ к документам в системе, а интеллектуальный ассистент поможет в планировании задач и при необходимости обеспечит напоминание.