Одна из проблем, с которой сталкивается любое предприятие – это постоянное увеличение числа документации. Для упорядочения и оптимизации работы с делами создают архивы. В них попадают бумаги с действующим сроком хранения, которые не используются в текущем делопроизводстве.
Стоит заметить, что документацию, подлежащую списанию, необходимо тщательно проверять, для чего и создают экспертную комиссию. В случае уничтожения бухгалтерских документов к процессу списания могут быть привлечены представители налоговых органов.
Списание документов происходит в несколько этапов:
Документы, не используемые в работе компании, с целью более эффективного распределения офисного пространства, оптимизации поиска и работы с информацией, отправляют в архив: как правило, это происходит не реже 1-2 раз в год. Причиной списания дел, находящихся в архиве, могут быть:
Процесс списания архивных документов необходимо начинать с составления описи дел и акта. Это связано с тем, что утилизированные бумаги по-прежнему остаются частью документооборота организации.
Списание происходит так же, как и процедура отправки дел в архив. Все документы, признанные ненужными, подлежат уничтожению. Выполнять эту процедуру необходимо с соблюдением конфиденциальности, чтобы документы не попали к конкурентам и были утилизированы без возможности восстановления. В случае уничтожения бумаг сторонними компаниями допускается перевозка архивов к месту ликвидации.
Архивная обработка документов может производиться силами сотрудников предприятия, если у них есть соответствующий опыт работы. Однако чаще всего организации предпочитают пользоваться услугами архивариуса, который более точно обозначит сроки хранения документов и составит акт на их списание. Затем компания – самостоятельно либо с помощью профессионалов – уничтожает документацию.
Несмотря на то, что списание документов нельзя назвать очень сложной процедурой, оно занимает достаточное количество времени и требует определенных навыков и подготовки. В силу этих причин многие организации предпочитают пользоваться услугами специализированных компаний, выполняющих архивные работы быстро, надежно и качественно.
