После того, как вы решили внедрить систему электронного документооборота в организации, возникнет вопрос о выборе поставщика программного продукта. У каждого производителя своя организация делопроизводства. Профиль подрядчика можно определить, оценив реализованные им проекты по внедрению в организации технологических решений. Источники, позволяющие определить специализацию поставщика - это маркетинговые исследования, аналитические отчеты или непосредственное тестирование с помощью демо-версий программных продуктов. В статьях обычно сравнивают функционал и преимущества платформ, на основе которых разрабатывается электронный документооборот. В аналитической базе учитывается специфика круга задач, которые ставит предприятие. Конкретные прикладные решения создаются с целью их решения. Заказчик может опираться не только на опыт внедрения исполнителем аналогичных продуктов, но и на предложенные размеры бюджета проекта. Каждый производитель желает реализовать максимум возможностей своего программного продукта, чтобы охватить все аспекты предметной области, все делопроизводство. Можно опираться на такой показатель, как характеристики уже реализованного проекта. А основным критерием может служить сходство организаций в размере, финансовых возможностях, корпоративной культуре и стратегическом подходе.
Предлагаемые производителем функциональные возможности должны быть направлены на удовлетворение потребностей разных групп пользователей, работающих в системе. Эффективность внедрения в документооборот компьютерной составляющей в этом случае формируется из общего числа положительных изменений, предполагающихся для каждого сотрудника. Учет интересов разных категорий пользователей позволяет компенсировать возникающие трудности при работе с системой. Обычно уже на первой стадии внедрения персонал осознает свою выгоду. Ведь это позволяет упростить выполнение поставленных задач.
Простота и доступность – основные критерии, на которых должно основываться принятие окончательного решения. Удобство платформы – это полнота функционала и наглядность интерфейса. Интранет - ваша будущая сеть - должен предусматривать конкретный набор сценариев и предлагать инструменты, исходя из ситуации. Нужно исследовать эту область очень подробно, понять назначение и особенность каждой опции, используемой в заданных пользователем обстоятельствах. Тогда будет ясно, подходит ли это для целей именно вашей организации.
Таким образом, если вы после оценки всех критериев сделали вывод, что работа подразделения значительно упрощается, значит, такой продукт вам подходит. Вовлеченность представителей различных групп пользователей, т.е. структурных подразделений, в процесс внедрения системы электронного документооборота начинается на ранних стадиях проекта. Протестируйте для начала корпоративный портал или электронную почту. Это позволит продемонстрировать большинству сотрудников преимущества реализации проекта, наверняка каждый работник сможет увидеть в этом явную выгоду для себя.
Опубликовано: 13.04.2012
